Passo a Passo Licitação (Fluxograma)
Passo a Passo Licitação – TCM-GO (Fluxograma)
Os passos a seguir são as instruções básicas de uso do sistema COMPRAS e LICITA, sistema esses que são integrados possuindo um banco de dados único.
Para que exista um processo licitatório é necessário que exista uma solicitação de compra anteriormente cadastrada.
Para cada passo é possível visualizar uma breve explicação e uma vídeo aula que exemplifica o tema, uma mesma vídeo aula pode contemplar mais de um passo.
Assistir os vídeos é essencial para o aprendizado de uso do sistema.
Passos:
- Cadastrar Requisição (não obrigatório)
A requisição é o início de todo processo de compra, o servidor notando a necessidade em seu setor de determinado item, requer a administração a compra do mesmo, podendo a administração acatar a requisição ou não.
- Marcar itens para compra na tela Atendimento de Requisição (Não obrigatório)
A administração recebe a requisição e julgando realmente ser necessário a compra dos itens, marca cada um deles para compra futura.
- Criar Solicitação de compra
Nesta etapa a administração dará início ao processo de compra, será informado o objetivo da compra e os itens que irão compor essa compra específica, caso tenha feita a requisição e a marcação para compra futura, basta então buscar os itens marcados para compra, trazendo assim todos os itens que já foram marcador previamente. Caso não tenha requisição de compra, poderá incluir item por item nessa tela de solicitação, a inclusão nesta tela também é feita no caso de compra de bem permanente ou serviço.
- Cadastro de orçamento
Todo processo de compra precisa conter orçamentos para que a administração tenha conhecimento do preço de mercado do item, o cadastro de orçamento é feito na tela de solicitação de compras, o correto é ter no mínimo 3 orçamentos, para que as empresas apareçam para envio de orçamento, é necessário que as mesmas estejam cadastradas na tela de pessoas.
Cadastro Processo de Compra
Com a parte de orçamentos já concluída, devemos iniciar então o processo de compra, nessa etapa deve-se incluir o processo de compra que é a autorização para que a mesma aconteça, entrar então na tela de compras, opção Gerenciar Processo de Compra, criar então uma nova autorização vinculando com a solicitação de compra já feita, obrigatório informar se trata-se de uma compra direta ou uma compra passiva de licitação. (Somente assim os itens poderão ser puxados para o sistema Licita)
- Criar licitação
Agora já no sistema LICITA, devemos dar entrada na criação da licitação, aqui preenchemos campos como tipo de licitação, comissão de licitação, data de publicação do edital e afins, todas as informações básicas a respeito da licitação.
- Cadastrar informações adicionais da licitação
Cadastro completo da licitação contendo Informações da licitação como por exemplo: Lote, Responsáveis, Parecer, Comissão, Dotação Orçamentária, dados da publicação (Obrigatório o cadastro destas informações para o TCM-GO)
- Buscar itens com base na solicitação de compra criada
A solicitação de compra criada pode ser pesquisada trazendo assim todos os itens que compõe a solicitação de compra, para o Cprocesso licitatório. Todo esse processo é feito através do botão Manter item, localizado na aba Itens.
- Anexar Documentos digitais
Cadastro dos documentos que compõe o processo licitatório até o momento, como por exemplo o Edital e a comprovação de publicação de dados, sendo esses obrigatórios no envio da primeira etapa ao TCM-GO, deve-se assinar digitalmente os arquivos e fazer o envio individual dos mesmos através desta tela.
Todas as etapas acima devem acontecer anteriormente a data prevista para a licitação.
- Cadastrar Proponentes
Esta etapa já acontece na data do pregão, tendo conhecimento das empresas que participarão da licitação, procedemos então para o cadastro das mesmas no processo, aqui poderemos anexar documentos referentes ao participante, assim como indicar o representante legal presente na licitação.
- Operar Licitação (Fase de Lances/Propostas)
Etapa mais crítica do processo, deve-se dar entrada nas propostas de cada participante, processo este que pode ser feito manualmente ou pode-se importar a proposta digitalmente, após isso dá-se início a fase de lances, lances sendo digitados em tempo real no sistema, acompanhando as rodadas e as observações que ocorrerem neste processo, nesta etapa vemos também a classificação e julgamento final de cada item.
- Adjudicação e impressão da Ata Final
Etapa final do processo, Tendo feito o julgamento de todos os itens partimos para a homologação dos vencedores e por fim a impressão da ata final, aqui temos duas opções, a Ata final que é rápida porém sem possibilidade de edição e a Ata Final Editável que leva um tempo maior pra ser gerada, porém da a possibilidade de editar todo o conteúdo da mesma, sendo possível adicionar textos necessários e mudar alguma informação que passou equivocada no cadastro de alguma etapa do processo.
